Da mir nicht allzu viele Erfahrungswerte zu Onboardings vorliegen, wüsste ich auch nicht worauf ich bei der Konzeptionierung eines ganzheitlichen Programms achten müsste. Daher habe ich mich dazu entschieden von meinem eigenen Onboarding aus dem Jahr 2024 zu erzählen, welches ich im Nachhinein analysieren werde.
Im Nachfolgenden einige Worte zu meiner beruflichen Tätigkeit. Ich arbeite an einer deutschen Hochschule im Bereich Bau- und Umweltingenieurwesen und bin administratorisch für Studierende eines Doppelmasterprogramms mit einer chinesischen Hochschule verantwortlich.
Onboarding:
Einige Wochen bevor ich meinen ersten Arbeitstag hatte, gab es ein gemeinsames Meeting mit meinem Vorgesetzten, einem seiner wissenschaftlichen Mitarbeiter und den chinesischen Studierenden, die ich betreuen werde.
Einen Tag vor meinem ersten Arbeitstag habe ich eine E-Mail von meinem Vorgesetzten erhalten, in der ich herzlich im Team begrüßt wurde und in der mir eine Ansprechpartnerin zu Seite gestellt wurde, weil mein Vorgesetzter an dem Tag selbst auf Dienstreise war. Diese Ansprechpartnerin/Kollegin war schon beim Vorstellungsgespräch mit dabei gewesen, sodass wir uns bereits kannten.
An meinem ersten Arbeitstag wurde ich von meiner Kollegin und gleichzeitig Ansprechpartnerin in Empfang genommen. Gemeinsam haben wir zuerst meinen Arbeitsplatz eingerichtet. Im Anschluss hat mich meine Kollegin durch das Institut geführt und allen Kolleg*innen vorgestellt. Bei einer gemeinsamen Kaffeepause am Vormittag konnte ich dann in einer lockeren Atmosphäre meine neuen Kolleg*innen besser kennenlernen. Diese Kaffeepause findet täglich statt und dafür kocht jede Etage abwechselnd Kaffee.
Außerdem wurde ich von meiner Ansprechpartnerin darum gebeten, intern eine Rundmail an alle zu schicken, in der ich mich nochmal kurz vorstelle. Diese E-Mail wird sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfasst, weil es bei uns Kolleg*innen verschiedener Nationalitäten gibt und dementsprechend die Arbeitssprache je nach Bedarf flexibel zwischen Englisch und Deutsch wechselt.
Analyse:
Rückblickend würde ich sagen, dass die Willkommenskultur bei meinem Institut stark ausgeprägt ist. Angefangen von einem Preboarding, bei dem ich erstmal alle Beteiligten kennenlernen durfte und ein kurzer organisatorischer Überblick gegeben wurde. Es hat dazu beigetragen, dass ich mich schon im Voraus als Teil des Teams gefühlt habe, bevor ich regulär mit meiner Tätigkeit angefangen habe. Hinzu kommt die Willkommens-E-Mail einen Tag vor dem Arbeitsbeginn und die Benennung einer Ansprechpartnerin, die schon seit dem Vorstellungsgespräch kannte. Ich fühlte mich dadurch von Anfang an willkommen und mir wurden mit meiner Ansprechpartnerin auch einige Unsicherheiten genommen.
Von Anfang an wurde großer Wert auf die soziale und kulturelle Integration ins Team gelegt, zum Beispiel durch einen Rundgang durch das Institut, die Teilnahme an der gemeinsamen Kaffeepause und das Versenden einer Rundmail, in der man sich allen Kolleg*innen vorstellte, denen man bisher noch nicht begegnet war. Dadurch erhielt ich einen ersten Einblick in die Institutskultur, die stark von einem offenen Kulturverständnis geprägt ist. Man wechselt nicht nur flexibel zwischen den Arbeitssprachen, sondern es herrscht auch eine offene Fehlerkultur. Fehler oder Probleme werden direkt angesprochen, sodass man beim nächsten Mal weiß, wie man es besser machen kann. Die Bedeutung eines respektvollen und offenen Umgangs auf der Arbeit wurde zudem mit einem symbolischen Vertrag unterstrichen, den alle Mitarbeitenden und der inzwischen pensionierte frühere Institutsleiter unterschrieben haben. Dieser Vertrag ist hängt für alle gut sichtbar in der Teeküche – einem Treffpunkt für einen Kaffee/Tee (bei schlechtem Wetter) und zum Mittagessen.
Dadurch, dass meine Stelle neu geschaffen wurde, lagen keine Erfahrungswerte zu meiner Tätigkeit vor, sodass ich in den ersten Monaten die zu behebenden „Baustellen“ des Programms eigenständig ermitteln, „Vertrauensbrücken“ gegenüber den chinesischen Studierenden und Kolleg*innen der Partnerhochschule sowie ein entsprechendes Netzwerk aufbauen musste. Somit ist auch das Mentoring weggefallen, was mir persönlich gefehlt hat und vor allem in den ersten Wochen/Monaten Unsicherheiten erzeugte. Nichtsdestotrotz hat mein Vorgesetzter mir von Anfang an viel Vertrauen entgegengebracht und mir viele Befugnisse übertragen. Es ist bei uns am Institut üblich, viel eigenverantwortlich zu arbeiten. Der Chef steht immer voll und ganz hinter einem jeden Mitarbeitenden, was auch die strong ties unserer Institutskultur widerspiegelt.
Ich schätze mich sehr glücklich, dass ich ein solches Onboarding gehabt hatte, auch wenn es nicht ganz vollständig war. Denn es fehlten im ersten Jahr u.a. regelmäßige Feedbackgespräche, Perspektivgespräche und Meilensteine, welche erst im zweiten Jahr dazugekommen sind, nachdem mehr Erfahrungswerte zu dem damals gerade angelaufenen Doppelmasterprogramm vorlagen.