Die Erstellung eines Onboarding-Konzepts in einem Arbeits-/ HR-Kontext hat mich etwas überfordert, da ich keine HR-Spezialistin bin. Ich habe dann umgedacht und „Akteursfeld mit einer Kultur“ weiter gefasst verstanden (gemäß der Beispiele Verein, Wohngemeinschaft) und möchte diese Aufgabe auf die Aufnahme neuer Mitglieder (also quasi ihr Onboarding) in einen Buchclub beziehen.
Ich trage seit einiger Zeit die Idee mit mir herum, hier in meinem Umfeld einen Buchclub zu gründen. Es soll ein Buchclub mit klarer Haltung, nämlich ein feministischer Buchclub, sein, in dem wir Fiktion mit einer feministischen Perspektive und/oder starken Protagonistinnen lesen und diskutieren. In meiner Vorstellung ist es ein Space, der solidarisch, kritisch, divers, inklusiv, respektvoll ist – eine solche Kultur sollten die Mitglieder also verkörpern, in ihrer Kommunikation und Beziehung untereinander. In meiner Vorstellung bringen Mitglieder sich ein und gestalten den Buchclub (z.B. Themen und Bücher). Ich nehme an, das wäre die „Organisationen sind Kultur“-Perspektive.
In meinen Überlegungen zur Gestaltung des „Onboardings“ neuer Mitglieder bin ich auch beeinflusst von zwei Büchern über das Zusammenkommen (gathering) und das Gastgeben (hosting), die ich letztes Jahr gelesen habe: „The Art of Gathering“ von Priya Parker und „Purpose“ von Gina Bianchini.
Gewinnung neuer Miglieder - Werbung/ Einladung:
Die Einladung/ Werbung fungiert bereits als kultureller Filter, indem ich den Buchclub klar positioniere und Erwartungen an Mitglieder (z.B. Offenheit und die Bereitschaft zuzuhören und sich in andere zu versetzen, eigene Perspektiven, Privilegien und Annahmen zu reflektieren, etc.) nenne, sodass sich Personen angesprochen fühlen, die die Kultur des Buchclubs mittragen und weiterentwickeln können und wollen, und andere eben nicht.
Der erste Kontakt:
Der erste Kontakt via E-Mail oder WhatsApp soll nicht nur nüchterne Organisation und Bestätigung sein, sondern willkommen heißen und Lust auf mehr machen. Die Nachricht wird also personalisiert sein und z.B. eine kleine Reflexionsfrage zum Thema Lesen oder zu einem Buch enthalten (diese kann in Vorbereitung auf das erste Treffen sein und dann wieder aufgegriffen werden, was ich hier schon ankündigen würde) oder einen Auszug aus dem Buch, das zum nächsten Treffen gelesen wird. Es kann auch gleich den Hinweis geben, wie man Bücher vorschlagen kann und einen Link zu den Kernregeln der Gruppe zum Umgang miteinander (ansprechend präsentiert, z.B. mit kleinen Illustrationen, nicht nur eine langweilige Stichpunkt-Liste). Die Idee ist, sogleich eine emotionale Verbindung zu bilden und von Anfang an Möglichkeiten aufzuzeigen, sich einzubringen oder zu beteiligen.
Das erste Treffen:
Das erste Treffen soll für die neue Person ein magischer Moment sein und sie/er soll sich willkommen fühlen. Es könnte z.B. eine Person aus der Gruppe geben, die besonders auf neue Mitglieder achtet. Der neuen Person könnte als kleine Geste ein kleines Geschenk gemacht werden, z.B. ein schönes Lesezeichen oder Sticker zum Thema Buch/ Lesen.
Statt die/den Neue/n zu bitten sich vorzustellen, wer sie/er ist und was sie/er macht, könnte die Reflexionsfrage aus der Willkommens-E-Mail aufgegriffen werden (nach vorheriger Ankündigung) oder etwas gefragt werden wie „Welcher Gedanke oder welche Erfahrung hat dich heute hierhergebracht?“ Das setzt den Ton und ist eine Einladung etwas Persönliches zu teilen, gleichzeitig kann die Person aber entscheiden, was sie teilt und wie tief sie geht.
Es müsste auch noch einen kurzen Hinweis auf die zuvor geteilten Umgangsregeln geben mit der Möglichkeit für die neue Person Fragen zu stellen oder zu kommentieren.
Alle Treffen sollten ihre Mikro-Rituale haben, z.B. eine Check-in-Frage zu Beginn, jede/r teilt drei Ein-Wort-Assoziationen zum Buch (kann evtl. auch vor dem Treffen abgefragt werden und die Wortwolke im Treffen gezeigt werden) oder jede/r teilt ein Zitat aus dem Buch, am Ende eine Closing-Runde, was man mitnimmt, oder eine Bewertung des Buches durch jede/n.
Die Moderation modelliert das Verhalten und die Kultur, greift ein, wenn Regeln verletzt werden, und hält die Spannung zwischen sicher und herausfordernd.
Nach dem Treffen:
Nach dem Treffen gibt es für alle eine Follow-up-Nachricht, vielleicht noch einmal personalisiert für die neue Person, dass man sich über ihr Kommen gefreut hat und hofft, sie beim nächsten Treffen wiederzusehen. Die Nachricht kann ein Danke erhalten, eine Zusammenfassung was diskutiert wurde, vielleicht die Durchschnittsbewertung des Buches und evtl. eine weitere Anschlussreflexionsfrage. Sie kann auch eine Umfrage enthalten, welches Buch als nächstes gelesen werden soll.
Zusammenfassend sollte das Onboarding selektiv, intentional, emotional (nicht nur informativ), aktivierend, ritualisiert sein und die Werte des Buchclubs vorleben. Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Treffen und geht über das erste Treffen hinaus.