Vorüberlegungen:
· Zu vermittelnde Inhalte/Themen
o Fakten zum Unternehmen: Geschichte, Produkte, Kunden, Auftraggeber, OrgChart, Ansprechparnter etc.
o Allgemein: IT-Ausstattung, Gebäude, Versorgung, Arbeitssicherheit etc.
o Täglicher Umgang im Unternehmen: Werte (auch: Feedback- und Fehlerkultur), Umgangsformen, Kommunikationswege, Zeiterfassung, Pausen
o Stellenspezifisch: Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Systeme, Prozesse, Fachwissen, Ziele, Schnittstellen etc.
Ziele:
· Vertrautheit mit Unternehmen/Produkten/Herstellungswegen herstellen
· Netzwerk/Beziehungen zu Mitarbeitenden bilden – „Willkommensgefühl – Hier gehöre ich her“
· Eigenständiges und sicheres Arbeiten herstellen
Preboarding:
· Übergabe Arbeitsvertrag, Personalfragebogen
· Ggf. Abfrage Schuh- und Kleidergrößen
· IT: Hardware, Zugänge
· Ankündigung im Team
· Vorbereitung Arbeitsplatz und Welcome Mappe
· Mentor bestimmen
· Einarbeitungsplan erstellen
· Anruf/Mail vor erstem Arbeitstag: Wann? Wo? Wer? à Zeichen: Wir freuen uns auf Dich!
· Falls zwischen AV und Start gelegen: Geburtstagskarten, Weihnachtskarten, Einladung zu Events à Kontakt halten; vorab integrieren
Onboarding:
· Tag 1:
o Begrüßung durch HR/Vorgesetzte
o Belehrungen und allgemeine Infos (Zeiterfassung etc.)
o Aushändigen Unternehmensbroschüren etc. falls vorhanden
o Gemeinsames Frühstück mit Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen
o Unternehmensrundgang mit Vorstellung aller anwesenden Mitarbeitenden
o Gemeinsames Mittagessen mit Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen
o Übergabe/Einweisung IT am Arbeitsplatz
o „Übergabe“ des neuen MA an die Fachabteilung à Raum für weiteres Kennenlernen, Bekanntgabe Mentor etc.
Ab Tag 2 sind Onboardingpläne sehr individuell – abhängig von Stelle, Kenntnisstand des neuen Mitarbeitenden etc. Grundsätzlich findet eine Einführung in Prozesse, Systeme, Software, Tools statt. Nachdem zunächst Aufgaben in Zusammenarbeit erledigt werden, können erste Aufgaben allein übernommen werden. Dabei stehen Vorgesetzte und Kollegen immer zur Verfügung. Nach und nach erfolgt die Übernahme weiterer Aufgaben, Einbindung in Projekte und Meetings. Je nach Position erfolgt ebenfalls ein Durchlauf/Kennenlernen anderer Abteilungen (Schnittstellen, vor- und nachgelagerte Abteilungen). Durch regelmäßige offizielle Feedbackgespräche sowie informellen Kurzgesprächen mit Vorgesetzten/HR wird offensichtlich, an welchen Stellen der Einarbeitungsplan ggf. nachgeschärft werden muss oder externe Schulungen notwendig sind. Neben diesen fachlichen Komponenten muss während des Onboardings vermittelt werden, „wie das Unternehmen tickt“. Dies geschieht bewusst durch den Mentor aber auch unbewusst im täglichen Kontakt. Dazu gehören zum Beispiel die Kommunikationsformen, der Umgang mit Kritik und Fehlern, Regeln zur Erreichbarkeit und Formen der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Zudem werden neue Mitarbeitende über anstehende Events wie Weihnachtsfeiern, Firmenläufe etc. informiert und eingeladen. Zusätzlich dazu ist es wichtig, dass neue Mitarbeitende mit einem „offenen Blick“ auf die neuen Aufgaben, Strukturen und Prozesse blicken, um ggf. auch neue Sichtweisen/Ideen einzubringen. Insgesamt sollte ein Onboarding immer gewissen Strukturen folgen – bestimmte Aspekte/Module sollten für jeden neuen Mitarbeitenden vorgeschrieben sein, während andere individuell aus einem vorhandenen „Katalog“ ausgewählt werden können. Zudem gibt es Aspekte die sich an den Bedürfnissen der neuen Mitarbeitenden orientieren. Abgeschlossen ist ein Onboarding meist erst nach mehreren Monaten - so wird das Ende der Probezeit meist als Meilenstein gesehen, in dessen Rahmen ein Großteil des Onboardings geschehen sein sollte.